Finance and Administration Assistant

SUMMARY:
ForAfrika is the largest African humanitarian and development organisation working to see Africa thrive. 

We work with local partners to empower communities in transitioning from crisis to prosperity. By addressing the root causes of challenges, building resilience and fostering self-reliance, we ensure that every African has the resources and opportunities needed to thrive.

OBJECTIF DU POSTE :
Le titulaire du poste assurera une gestion adéquate des ressources de ForAfrika RCA et des rapports financiers fiables, conformément aux principes comptables généralement reconnus, aux politiques et procédures de ForAfrika, aux lois locales et aux exigences des donateurs. Les principales responsabilités comprendront, sans toutefois s'y limiter, la gestion de trésorerie, les opérations bancaires et de petite caisse, les encaissements, les créances, les paiements anticipés, les dettes et les rapports financiers, y compris le soutien administratif pour permettre une mise en œuvre et une expansion harmonieuses du programme.
Purpose of Position:
The position holder will ensure adequate stewardship of ForAfrika C.A.R resources and sound financial reporting in line with Generally Accepted Accounting Principles, ForAfrika policies and procedures, local laws and donor requirements. The major responsibilities will include but not limited to Cash management, bank & petty cash operations, cash receipts, receivables, prepayments, payables and Financial reporting including administrative support to enable smooth Program implementation and expansion.

POSITION INFO:
RÔLES ET RESPONSABILITÉS CLÉS :
1. Banque et gestion de trésorerie

• Préparer les documents de paiement, y compris les bons, pour approbation par le Country Manager.
• Gestion de trésorerie – vérifier l’argent en banque, effectuer les rapprochements mensuels, préparer les prévisions de trésorerie et s’assurer que des liquidités suffisantes sont disponibles pour les activités prévues.
• Effectuer les paiements aux fournisseurs et à tous les prestataires de services et s'assurer que toutes les transactions sont correctement codées, pour les approbations et les autorisations conformément à la matrice d'approbation.
• Assurez-vous que les projets sont gérés et réapprovisionnés conformément aux procédures de gestion de trésorerie de ForAfrika.
• Gestion des transactions en espèces, traitement des paiements, émission de reçus, tenue de registres financiers précis, rapprochement des caisses enregistreuses et fourniture d'un excellent service client tout en garantissant le respect des politiques et procédures financière.

• Consolider les modèles pour la publication des bons du Journal général et les envoyer au service financier du GSO pour examen avant de les publier dans SAGE, dans le pays, quotidiennement.
• Gérer les avances commerciales, les paiements anticipés et le suivi des créances pour une liquidation rapide des avances et un rapprochement des comptes créditeurs et débiteurs.
• Maintenir et mettre à jour les systèmes financiers, les logiciels et les outils pour améliorer l’efficacité et la précision de la gestion financière.
• Superviser et gérer les processus de paie de l'organisation, garantissant le paiement précis et rapide des salaires et des avantages sociaux.
• Travailler en étroite collaboration avec d’autres services pour coordonner les activités financières et assurer une tenue de registres précise.
• Préparer des états financiers et des rapports mensuels, trimestriels et annuels pour la direction, les donateurs et les autres parties prenantes.

• Effectuez le paiement en temps voulu de toutes les obligations légales, y compris les impôts comme l'impôt sur le revenu des personnes physiques, etc.
• Coordonner et soutenir les audits internes et externes, en garantissant la fourniture rapide et précise de la documentation requise.
• Mettre en œuvre et maintenir des contrôles internes pour protéger les actifs de l’organisation et garantir l’intégrité des données financières.

• Collaborer avec la direction sur la planification financière.
• Accompagnement à la budgétisation des propositions.
• Soutenir l’élaboration des budgets annuels et veiller à ce qu’ils soient livrés en temps opportun

• Faciliter les exigences légales, y compris la mise à jour des inscriptions.
• Assurer que le bureau de Bangui soit en bon état de fonctionnement pour soutenir les programmes.
• Assurez-vous que tous les documents sont remplis sur Sharepoint dans la structure fournie.
• Examiner les documents d’approvisionnement pour s’assurer de leur conformité.
• Mise à jour du registre des actifs pour tous les actifs du lieu d'enregistrement, réalisation du comptage des actifs.
• Superviser les inventaires, s'assurer que les registres de stock électroniques sont mis à jour quotidiennement.
• Assurez-vous que tous les dispositifs de suivi des véhicules sont en bon état de fonctionnement.
• Coordonner le transport et autre logistique pour le bureau.
• Préparation du rapport sur l'efficacité énergétique et soumission au GSO Operations.
• Agir en tant que point focal de sécurité
• Coordonner avec le bureau de soutien mondial pour garantir que les préparatifs de sécurité répondent aux normes minimales.

• Diplôme en comptabilité, en finances, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Souhaitable - Qualification professionnelle en comptabilité telle que ACCA ou CPA.
• B COM ou BBA en comptabilité ou diplôme équivalent préféré.
• Souhaitable - Minimum de 3 ans d'expérience pertinente, de préférence dans une organisation humanitaire.
• Une certaine expérience administrative serait un avantage.
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Excel et Word).
• Expérience avec les logiciels de comptabilité. Une expérience de travail avec SAGE est un avantage.
• Haut niveau d’intégrité, de confidentialité et de responsabilité.
• Souci du détail et précision dans le traitement des données financières.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Maîtrise du français et de l'anglais, Sango de préférence.

• Prepare payments documents including vouchers for approval by the Country Manager.
• Cash Management – verify the cash in bank, perform monthly reconciliations, prepare cash forecast and, ensure adequate cash is available for planned activities.
• Make payments to vendors and all service providers, and ensure all transactions are properly coded, for approvals and authorization as per approval matrix.
• Ensure projects are managed and replenished in accordance to ForAfrika cash management procedures.
• Managing Cash transactions, processing payments, issuing receipts, maintaining accurate financial records, reconciling cash registers, and providing excellent customer service while ensuring compliance with financial policies and procedures.

• Consolidate templates for posting of General Journal vouchers and send to GSO finance for review before posting to SAGE, in-country, on daily basis.
• Manage business advances, prepayments, and receivables follow-up for timely liquidation of advances and reconciliation of payables and receivables accounts.
• Maintain and update financial systems, software, and tools to improve efficiency and accuracy in financial management.
• Oversee and manage the organization’s payroll processes, ensuring accurate and timely payment of salaries and benefits.
• Work closely with other departments to coordinate financial activities and ensure accurate record-keeping.
• Prepare monthly, quarterly, and annual financial statements and reports for management, donors, and other stakeholders.

• Make timely payment of all statutory obligations including taxes like PIT etc.
• Coordinate and support internal and external audits, ensuring timely and accurate provision of required documentation.
• Implement and maintain internal controls to safeguard the organization’s assets and ensure the integrity of financial data.

• Collaborate with management on financial planning.
• Support on proposal budgeting.
• Support annual budgets development and ensure they are delivered in a timely fashion.

• Facilitate legal requirements, including updating of registrations.
• Ensure Bangui office is in good functional condition to support programs.
• Ensure all documents are filled on Sharepoint in the structure provided.
• Review procurement documents for compliance.
• Updating of asset register for all assets at the filed location, carrying out asset count.
• Oversee inventories, ensure that electronic stock records are updated daily.
• Ensure all vehicle trackers are serviceable.
• Coordinate transport and other logistics for the office.
• Preparation of fuel efficiency report and submitting to GSO Operations.
• Act as Security Focal Point
• Coordinate with Global Support office to ensure security preparations meet minimum standards.

• Diploma in Accounting, Finance, Business administration or a related field.
• Desired - Professional qualification in accountancy such as ACCA or CPA.
• B COM or BBA Accounting or equivalent degree preferred.
• Desired - Minimum of 3 years of relevant experience, preferably in humanitarian organization.
• Some administrative experience will be an advantage.
• Proficiency in Microsoft office applications (excel and word).
• Experience with accounting software. Working experience with SAGE is an advantage.
• High level of integrity, confidentiality, and accountability.
• Attention to detail and accuracy in handling financial data.
• Strong written and verbal communication skills
• Proficient in French and English, Sango preferred.